Schriftelijke & online communicatie

Schriftelijke boodschappen kunnen verschillende vormen aannemen: het schoolreglement, brieven, in de schoolagenda, het heen-en weerschriftje,…. Steeds meer scholen maken ook gebruik van de schoolwebsite of het online leerplatform om deze boodschappen te communiceren naar ouders toe. Dit kan als digitale kopie, aanvulling of zelfs vervanging zijn van de papieren communicatievormen.

De doeltreffendheid van deze communicatie is in bepaalde gevallen en voor kwetsbare of moeilijk bereikbare ouders, eerder gering. Niet reageren betekent daarbij niet dat men niet wil reageren of ongeïnteresseerd is. 

De ‘stilte aan de overkant’ kunnen we eerder wijten aan brieven die verloren raken, niet worden begrepen, beperkte toegang tot het internet of beperkte kennis van het online communicatiemiddel dat een school gebruikt, … .

Algemene aandachtspunten

• Vermijd jargon. Niet iedereen weet wat een GWP is, wat het CLB doet of wat remediëring betekent. Gebruik geen afkortingen zonder deze ook te verklaren en verduidelijken.  
• Gebruik geen lange zinnen en teksten.
• Hanteer eenvoudig en éénduidig woordgebruik (bv. gebruik niet eerst ‘eetzaal’ om daarna over de ‘refter’ te spreken).
• Schrijf zo direct mogelijk. Vervang ‘U kunt overwegen om…’ of ‘Het is aan te raden dat…’ door ‘U moet…’. 
• Gebruik getallen in cijfers.
• Beperk je tot de essentie.
• Stel de communicatie af op diverse gezinsvormen,  flexibiliteit Kunnen functioneren in een complexe samenleving veronderstelt dat we vlot kunnen switchen tussen verschillende codes die worden gehanteerd, naargelang context, personen, situaties, culturen. Hier gaat een dynamisch proces aan vooraf van observeren, afwegen, uittesten wat wel en niet kan, onderhandelen en zich manifesteren of aanpassen zonder het eigen referentiekader te verloochenen.  is hier dé sleutelcompetentie. 

(Op basis van Verstraete, 2005 Verstraete, G. (2005). Mondelinge en schriftelijke communicatie tussen school en ouders. LOP-Basisonderwijs Menen. )

Daarnaast formuleren we nog enkele specifieke aandachtspunten voor: 

• Brieven.
• Het heen-en-weer schriftje.
• De schoolagenda.
• Het schoolreglement.
• Het rapport.
• Online communicatie.

Brieven

Sommige brieven die mijn kinderen van school meekrijgen, begrijp ik niet altijd even goed, of zeker niet helemaal. Ik durf dit wel niet zomaar zeggen tegen de leerkracht, want anders vinden ze mij misschien dom of zo (Anne, moeder in Intercultureel Netwerk vzw,2004).

Oefening Brieven voor alle ouders

Lay-outtips

• Gebruik een rustige en duidelijke lay-out.
• Bouw alle brieven op dezelfde manier op. Gebruik ook vaste kleuren en het schoollogo. Dit zorgt voor herkenbaarheid

Taaltips

• Maak je zinnen actief. Schrijf liever ‘We bespreken de rapporten op 17 december’ dan ‘De rapporten zullen worden besproken op 17 december’.
• Zet het onderwerp voorop in de zin. ‘Voor het schoolfeest schrijft u best op voorhand in’ wordt ‘U schrijft best op voorhand in voor het schoolfeest’.
• Zie ‘Algemene aandachtspunten’. 

Inhoudstips

• Spreek de ouders gepast aan (zie diverse gezinsvormen). 
• Geef de brief een titel. 
• Maak de kern-inhoud visueel met pictogrammen, foto’s en tekeningen. Ouders met een lage taalvaardigheid zullen woorden sneller begrijpen als ze dit aan een beeld kunnen vastkoppelen. Maar let op voor volgende valkuilen:
• Het moet steeds duidelijk zijn bij welke zin de afbeelding hoort.
• Een reeks foto’s vormt niet voor iedereen hetzelfde verhaal. Arabisch geletterden zullen een reeks foto’s bijvoorbeeld van rechts naar links lezen.  
• Zorg ervoor dat de pictogrammen niet kinderlijk overkomen. 
• Integreer foto’s van herkenbare foto’s en situaties. Vermijd daarbij stereotiepe beelden (vb. een gesluierde vrouw voor een moskee). 
• Kleuren kunnen gebruikt worden om de betekenis van een brief aan te geven. Bv. gele brieven moeten ondertekend worden en terug meegebracht worden, groene brieven zijn gewone mededelingen, blauwe brieven zijn vragen om materiaal mee te brengen, rode brieven zijn uiterst belangrijk om te lezen. 

Ondersteuningstips

• Laat alle brieven in een vaste map steken
• Geef brieven op een vaste dag mee
• Geef de kinderen zo vroeg mogelijk mee verantwoordelijkheid in het doorspelen van de informatie. Een stempeltje op de hand betekent bijvoorbeeld dat er een brief moet afgegeven worden. 
• Zorg dat kinderen kunnen navertellen wat er in de brieven staat. 
• Gebruik eventuele vertalingen.
• Geef een telefoonnummer bij verdere vragen. 
• Geef bij meer complexe vragenlijsten of dergelijk dat de klastitularis bereid is om de documenten samen in te vullen. 

(Bron: Verstraete, 2005 Verstraete, G. (2005). Mondelinge en schriftelijke communicatie tussen school en ouders. LOP-Basisonderwijs Menen. ; Klasse voor leraren, 2007 (2007). Twaalf tips voor een eenvoudige brief.  Klasse voor leraren. ; Vzw Recht-Op Kiel, 2009 Vzw Recht-Op Kiel (2009). Dossier CLB: van wantrouwen naar dialoog. Hoboken: Recht-Op Kiel. ) 

Het heen-en-weer schriftje

Dit schriftje wordt vooral in het kleuteronderwijs gehanteerd maar kan ook nuttig zijn in het lager onderwijs. 

Aandachtspunten ( Verstraete, 2005 Verstraete, G. (2005). Mondelinge en schriftelijke communicatie tussen school en ouders. LOP-Basisonderwijs Menen. ):

• Bepaal voor jezelf duidelijk de bedoeling en werkwijze van dit schriftje. Wat wordt erin genoteerd? Wanneer en hoe wordt het meegegeven en terugbezorgd. Verwacht je respons? 
• Meld negatieve boodschappen maar zeker ook positieve gedrag en gebeurtenissen. 
• Maak de inhoud duidelijk aan de hand van pictogrammen en prentjes voor anderstalige ouders. 

De schoolagenda

Besteed aandacht aan de waardering van de schoolagenda zodat dit niet enkel een negatief instrument is. Kijk hoe het college O.-L.-V.-ten-Doorn dit aanpakt.

Het rapport

• Maak het rapport zo eenvoudig en concreet mogelijk.
• Voorzie momenten waarop ouders samen met de leraar het rapport kunnen overlopen.
• Omschrijf vakken, attitudes en vaardigheden in begrijpbare taal.
• Besteed aandacht aan  breed evalueren Breed evalueren betekent dat leraren een waaier aan evaluatiestrategieën gebruiken die leerlingen de kans geven hun beheersing van de leerinhouden en competenties aan te tonen. . Een rapport hoeft niet noodzakelijk (enkel) punten te bevatten. 

( Verstraete, 2005 Verstraete, G. (2005). Mondelinge en schriftelijke communicatie tussen school en ouders. LOP-Basisonderwijs Menen. ) 

Het schoolreglement

• Maak van het schoolreglement gebruik om kort aan ouders duidelijk te maken wat de school belangrijk vindt en welke gebruiken de school hanteert (bv. een vaste dag voor huiswerk, …)
• Maak het schoolreglement concreet, eventueel met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. Ouders lezen het niet wanneer het te algemeen en omslachtig is. 
• Maak ouders bewust van het belang van een schoolreglement. Dit kan a.h.v. een toneelstukje, video, PowerPointpresentatie, … op een infoavond, ouderbabbel, klasreceptie, … . 
• Maak een korte, voor iedereen begrijpbare, samenvatting met de belangrijkste punten. 

( Verstraete, 2005 Verstraete, G. (2005). Mondelinge en schriftelijke communicatie tussen school en ouders. LOP-Basisonderwijs Menen. )

Oefening Pimp your schoolreglement  

Online communicatie

Verschillende scholen zetten de schoolwebsite of online leerplatformen als Smartschool in om met ouders te communiceren over punten, excursies, attitudes, … . Deze online communicatie vormt een goede aanvulling en kan een verrijking zijn om tegemoet te komen aan de diversiteit aan gezinnen, maar is niet steeds voor alle ouders even toegankelijk.  

Laat aan ouders zelf de keuze of ze al dan niet gebruik willen maken van online communicatie, of laat deze online communicatie een digitale kopie zijn van de informatie die je ook op een andere manier meegeeft.

Je kunt er namelijk niet van uitgaan dat:

• Ouders die een pc en internet hebben ook pc- of internetvaardig zijn.
• Ouders die een pc en internet hebben hier ook elke dag gebruik van kunnen maken. Vooral gezinnen die met een beperkt budget voor gas- en elektriciteit zitten is het geen evidentie om de aanwezige computer ook elke dag te gebruiken. 

(Bron afbeelding)